7 sencillos consejos para una planificación impecable de eventos en la oficina
Hay más en la vida de la oficina que horarios erráticos, plazos ajustados y asignaciones de última hora. El escenario no es tan aburrido y deprimente como parece. También hay un lado divertido. Se trata de eventos corporativos llevados a cabo de manera profesional manteniendo intacto el cociente divertido y la atmósfera alegre.
Los eventos de oficina permiten que los empleados que trabajan en diferentes departamentos se reúnan en un entorno informal y fomentan un espíritu de camaradería y cohesión. La gestión de un evento de oficina requiere una gran planificación y preparación para garantizar que todo se maneje impecablemente de principio a fin y que el evento brinde con éxito el mejor retorno de la inversión para la empresa.
Permítanos obtener más información sobre las complejidades de la planificación de eventos en la oficina para que esté bien preparado para el próximo gran evento en su organización.
Los eventos corporativos pueden incluir una amplia gama de actividades, como el lanzamiento de un nuevo producto, un picnic en el pintoresco campo con compañeros de equipo, una reunión para celebrar los logros del equipo y mucho más.
El punto focal de cada evento es el empleado o el cliente. En base a esto, las actividades se planifican para que el público objetivo tenga la oportunidad de divertirse, disfrutar y relacionarse con los demás con buena comida y conversaciones interesantes. Los planificadores de eventos corporativos deben ser expertos en la investigación de lugares, el desarrollo de relaciones, la gestión de presupuestos, la negociación de contratos y el marketing de eventos. El enfoque correcto y una planificación meticulosa son todo lo que necesita para llevar a cabo un evento de oficina exitoso.
Aquí hay algunos consejos vitales para guiarlo a través de todo el proceso.
1. Involucrar al personal adecuado
Admitámoslo. No puede administrar todo por su cuenta, especialmente en eventos de esta magnitud donde el más mínimo error puede costarle a la empresa su reputación ganada con tanto esfuerzo. No importa cuán grande o pequeño sea el evento, es la calidad del personal contratado lo que finalmente marca la diferencia.
Si tiene a las personas adecuadas trabajando en el evento, la mayoría de sus preocupaciones se disipan en el aire. El truco consiste en seleccionar personas que entiendan la visión del evento y lo que está tratando de lograr. Asegúrese de que el personal tenga una exposición adecuada a la planificación de eventos corporativos y que sus valores y ética estén sincronizados con los de la organización. Busque ayuda de agencias de personal de eventos de renombre para encontrar a los mejores profesionales.
2. Seleccione un lugar con cuidado
El lugar elegido para el evento corporativo determina en gran medida la tasa de éxito del evento. Al seleccionar un lugar, tenga en cuenta ciertos factores, como el presupuesto asignado para el lugar, la cantidad de invitados, la disponibilidad de estacionamiento, la escala del evento y, por supuesto, su objetivo final.
Elija un lugar que sea aireado, cómodo y espacioso con espacio adecuado para acomodar a todos los invitados. El lugar debe ser de fácil acceso desde los principales lugares de la ciudad. Además, debe verificar dos veces para asegurarse de que todas las comodidades necesarias funcionen correctamente. ¿Por qué enfrentarse a sorpresas desagradables cuando puede evitarlas? Visite las ubicaciones preseleccionadas en persona antes de seleccionar las mejores entre el resto. Opta por un contrato de varios años si es posible. Esto facilitará la vida del personal de gestión de eventos cuando se organice el próximo evento de la oficina.
3. Descubre el “por qué”
Tendemos a pasar por alto el ‘por qué’ de un evento, sin darnos cuenta de su importancia en el esquema más amplio de las cosas. A menudo, estos eventos de oficina sirven como una de las estrategias de participación de los empleados más efectivas .
Una reunión con una agenda definitiva determina la dirección en la que se desarrollará el evento. Además, cuando tengas claros los objetivos del evento, tendrás una idea clara del posible resultado tanto para la empresa como para los asistentes. Ya sea una reunión de equipo, un picnic de equipo o una reunión de apreciación del cliente, sin un objetivo adecuado, su evento terminará siendo caótico, mal administrado y completamente insatisfactorio.
4. Elige un tema que se quede contigo
En caso de que el evento haya sido bien comercializado y se considere en gran medida uno de alto perfil, seguramente se verá inundado con una amplia cobertura de prensa. Asegúrese de que el nombre de la marca y el logotipo destaquen en el evento. Elige un tema que valga la pena recordar. Debe ser lo suficientemente interesante para atraer la atención de la audiencia y al mismo tiempo ser relevante para el objetivo general del evento. El tema correcto actúa como un hilo que une todo el evento, desde la decoración hasta el sonido, la comida y las bebidas. La presencia en línea de su empresa puede verse gravemente afectada si el tema se ha ejecutado de mala calidad en uno de sus eventos corporativos.
5. Busque opciones únicas de alimentos y bebidas
Los eventos corporativos están inundados de asistentes que anhelan buena comida de variedad interesante y no dudan en explorar una amplia gama de sabores. La comida y bebida que ofreces depende del tipo de evento. Lo que funciona para un grupo de convenciones parecería fuera de lugar para una reunión de directorio o un evento social corporativo. Asegúrese de que haya suficiente variedad para satisfacer las papilas gustativas de la mayoría de las personas, pero evite exagerar con la cocina lista para usar. Este no es el lugar adecuado para una cocina extravagante que puede parecer una verdadera sorpresa para la audiencia. Ten en cuenta la salud de tus invitados.
Desde la perspectiva de los empleados, ciertamente no querría que su personal disfrutara de alimentos y bebidas poco saludables, al menos en eventos de oficina. Eso podría tener efectos adversos en la productividad de los empleados .
6. Involucrar e interactuar con los asistentes
Si cree que los meros discursos y presentaciones son suficientes para atraer a la audiencia, piénselo de nuevo. Seguro, los invitados estarán esperando un interesante intercambio de ideas y perspectivas.
Pero, ¿qué sucede durante el tiempo de inactividad? ¿Cómo planea aprovechar al máximo esas pausas intermitentes entre las diferentes actividades del evento? Ese es el momento de introducir sesiones divertidas e interactivas que requieran la participación activa de los invitados. Las actividades pueden incluir juegos, trivia, artes y manualidades.
Inyectan emoción y entusiasmo en el evento sin causar distracciones no deseadas del propósito principal del evento. Tales sesiones interactivas permiten a los invitados perder la guardia por un tiempo y forjar conexiones interesantes entre ellos.
7. Asegúrese de que la logística esté en su lugar
Un aspecto importante de la planificación de eventos en la oficina es asegurarse de que la disposición de los asientos se establezca de manera que facilite una excelente vista y cree un ambiente cómodo. Las personas con intereses similares o empresas pueden colocar sus asientos más juntos. Sin embargo, demasiada segregación podría resultar contraproducente, ya que a los invitados les resultaría difícil interactuar y vincularse si están sentados muy separados.
Entonces, ¿cómo asegurarse de que todos estén contentos con los asientos que se les asignan? La solución más sencilla es colocar un plano de asientos con suficiente antelación. Esto ayudará a evitar el caos y la confusión innecesarios en el día D. Usted y su personal tienen la responsabilidad de guiar a sus invitados al lugar y ayudarlos a partir de manera segura.
Además, contrate un equipo de seguridad para ayudar con el control de multitudes y otros incidentes adversos si ocurren y cuando ocurran.
Conclusión
Dada la forma en que funcionan las empresas en la actualidad, los eventos de oficina ya no se ven como una indulgencia evitable. Por el contrario, son una necesidad para construir la moral de la empresa y de los empleados. Planificar un evento de oficina no es tan desalentador como parece. Si tiene una comprensión clara de lo que debe hacerse para alcanzar los objetivos, el resto del viaje se convierte en un viaje tranquilo. Planifique los detalles pequeños y grandes de antemano para que el proceso de planificación resulte simple y directo y todo finalmente encaje en su lugar.
